Värdefulla råd vid en systemupphanding
Värdefulla råd vid en systemupphanding
Här har vi sammanfattat en del praktiska tips kring vad du bör tänka på när du upphandlar ett system.
Tidstjuvar
Vilka nuvarande moment är det som kräver er tid, handpåläggning och tar era resurser i anspråk i era nuvarande systemstöd? Hur mycket tid uppgår dessa tidstjuvar till? Vilka moment innebär risker för fel? Effektivisering och riskminimering är en viktig fråga vid upphandling av ett nytt systemstöd. Kartlägg era främsta tidstjuvar och fråga leverantören på vilka sätt de löser dessa.
Kritiska processer
Vilka processer i verksamheten är de mest kritiska? Definiera processernas olika steg och fundera igenom varför de är kritiska. På så sätt kan ni lättare kommunicera er kravbild till en leverantör.
Kritisk funktionalitet
Vilka funktioner i era system är de mest kritiska för er och er verksamhet? Lista dessa noggrant så att ingen funktion missas. Det är lätt att bländas av en leverantörs ”fantastiska lösningar” och missa detaljer, men saknas en funktion som är kritisk för er kan det äventyra hela framgången i ert systemprojekt. Så fundera noggrant igenom vilka dessa är och ”checka av dem” med leverantören.
Brister i nuvarande lösning
Vilka är problemen och bristerna ni har med nuvarande systemstöd? Lista problem och brister ni upplever idag.
Andra system att integrera mot
Vilka andra systemstöd använder ni er av idag? Kan leverantören ersätta något eller några av dessa och vilka positiva och/eller negativa effekter kan det ge?
Förändringar
Vilka är de affärsmässiga målen för verksamheten på 3-10 års sikt? Vilka krav skulle er verksamhet ställa på en systemstödslösning om dessa mål blir verklighet i framtiden? Lista dessa tänkbara krav och ha dem i åtanke vid upphandlingen. Den lösning ni går in i är en investering med tid och finansiella resurser varför det är viktigt den stödjer framtida behov.
Fråga om leverantörens metodik
Fråga om leverantörens implementationsmetodik och hur leverantören arbetar för att minimera risker vid en implementation.
Råd kring kostnadsstruktur
Sätt alltid kostnaden för en systemstödslösning i relation till de konsekvenser den ger i er verksamhet. Vad innebär minskade risker, mer effektiva processer etc. för er räknat i kronor? Den billigaste lösningen är inte nödvändigtvis synonymt med den bästa, inte den dyraste heller för den delen.
Välja rätt leverantör
Du är också välkommen att gå igenom vår systemguide. I den har vi kartlagt och kategoriserat flertalet systemleverantörers tjänster utifrån 34 olika parametrar som branschinriktning, integrationsmöjligheter, olika funktionalitetsmoduler etc.
Genom att svara på ett antal frågor om er verksamhet kan vi hjälpa er få kontakt med en eller flera relevanta leverantörer utifrån era behov.